Een vertrouwenspersoon is een iemand met wie je vertrouwelijke en vaak gevoelige zaken kan bespreken, die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen en/of met integriteitskwesties. Steeds meer organisaties stellen een vertrouwenspersoon aan voor hun medewerkers, flexkrachten en vrijwilligers.
In dit artikel vertel ik meer over de rol van een vertrouwenspersoon. Ik hoop dat je door dit artikel beter begrijpt waarvoor je bij een vertrouwenspersoon terecht kan.
Soorten vertrouwenspersonen
Er zijn verschillende soorten vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen houdt zich bezig met klachten over ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, of (seksuele) intimidatie. Een vertrouwenspersoon integriteit houdt zich bezig met meldingen van misstanden of integriteitsschendingen zoals bijvoorbeeld interne diefstal, fraude of overtreding van de milieuwetgeving.
Je kunt als organisatie kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, een interne vertrouwenspersoon of een combinatie van beide (hybride model). De externe professional voert dan bijvoorbeeld de regie over alle meldingen en rapportages.
Geen beschermde titel
Het beroep van vertrouwenspersoon is niet beschermd, waardoor iedereen zich vertrouwenspersoon kan noemen. Veel vertrouwenspersonen zijn lid van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, echter dit betekent nog niet dat ze een opleiding hebben afgerond of dat ze hun kennis op peil houden via nascholing.
Een vertrouwenspersoon werkt met mensen in een kwetsbare situatie en met vertrouwelijke gegevens. Daarom is het altijd aan te raden om een verklaring omtrent gedrag op te vragen en deze regelmatig te vernieuwen. In sommige sectoren is dit al een vereiste.
Let bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon dus goed op of de vertrouwenspersoon betrouwbaar is en een erkende opleiding heeft afgerond (check op de LVV, het keurmerk van Hobeion en een VOG).
Welke taken heeft een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken, die samen te vatten zijn onder opvang, signalering, preventie en rapportage.
De eerste taak van een vertrouwenspersoon is de opvang, advisering, ondersteuning en begeleiding van werknemers die ongewenste omgangsvormen op het werk ervaren. Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en denkt mee over mogelijke vervolgstappen, zoals het aangaan van een gesprek met de veroorzaker of het doorlopen van een klachtenprocedure. Mensen vinden het fijn dat ze hun probleem kunnen bespreken met een onafhankelijke partij. Vaak is één gesprek al voldoende. Een vertrouwenspersoon werkt daardoor de-escalerend.
Het kan voorkomen dat een vertrouwenspersoon een melder doorverwijst naar een andere hulpverlener, zoals een huisarts, bedrijfsarts of maatschappelijk werk. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer intimidatie leidt tot psychische of lichamelijke klachten. Een vertrouwenspersoon maakt daarbij zelfstandig een professionele inschatting en zal zich niet buiten het eigen vakgebied bewegen.
Naast opvang en begeleiding van melders/klagers heeft een vertrouwenspersoon een belangrijke rol in de organisatie bij het voorkomen van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon werkt bijvoorbeeld mee aan het opstellen en toelichten van de gedragscode. Of aan werksessies over verschillende onderwerpen op het gebied van sociale veiligheid en integriteit.
De vertrouwenspersoon rapporteert periodiek op anonieme basis aan de werkgever wat er speelt binnen de organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van jaarverslag. Als organisatie kun je daarvan leren en op basis van de verzamelde gegevens bijvoorbeeld besluiten om preventieve maatregelen te nemen. Een vertrouwenspersoon hoeft niet te wachten op het moment van het jaarverslag om zaken te signaleren aan de organisatie. Een goede vertrouwenspersoon geeft ook ongevraagd advies als dat nodig is.
Met wie werkt een vertrouwenspersoon samen?
Een vertrouwenspersoon is een van de schakels bij het realiseren van een sociaal veilige en integere werkomgeving. Andere schakels daarbij zijn bijvoorbeeld het management, de medewerkers, de ondernemingsraad, de bedrijfsarts, preventiemedewerker, arbocoördinator, bedrijfsmaatschappelijk werkers, de ombudsfunctionaris, (de voorzitter van) de klachtencommissie, leidinggevenden of derden, compliance officer/integriteitsfunctionaris, bestuur en toezichthouders.
Het is daarom belangrijk dat een vertrouwenspersoon goed op de hoogte is van de organisatiestructuur en contact met de organisatie onderhoudt.
Wat doet een vertrouwenspersoon niet?
Een veel gehoord misverstand is dat klagers denken dat de vertrouwenspersoon verhaal gaat halen bij de dader en de situatie voor de klager oplost. Dat is niet zo. De vertrouwenspersoon staat de melder bij, en verkent samen met de melder de opties.
Een corrigerend gesprek met de collega over wie geklaagd wordt, behoort niet tot de taken van de vertrouwenspersoon, maar tot die van de leidinggevende. In dit corrigerende gesprek mag de leidinggevende de naam van de melder alleen noemen na toestemming van de melder. Een vertrouwenspersoon kan, indien nodig, ook doorverwijzen naar interne of externe adviseurs.
Een vertrouwenspersoon geeft geen juridische, psychologische of medische bijstand. Werknemers met arbeidsconflicten, een burn-out, problemen in de privésfeer (bijvoorbeeld echtscheidingsperikelen, burenruzies of een kind dat van school verzuimt) moeten door de vertrouwenspersoon worden doorverwezen naar een andere instantie of hulpverlener, zoals huisarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, gemeente of instantie voor juridische of psychologische bijstand.
Integriteitskwesties, zoals ongeoorloofd gebruik van de dienstauto, belangenverstrengeling en witwaspraktijken behoren alleen tot de taken van de vertrouwenspersoon, als deze tevens vertrouwenspersoon integriteit is.
Welke rollen zijn niet verenigbaar met de rol van vertrouwenspersoon?
Er zijn een paar rollen onverenigbaar met de rol van vertrouwenspersoon zoals: de directie, het managementteam, de ondernemingsraad, HR-functionaris of de bedrijfsmaatschappelijk werker. Deze verschillende rollen kunnen met elkaar conflicteren. Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers en heeft een geheimhoudingsplicht.
Het is daarnaast ook onwenselijk dat een vertrouwenspersoon zitting neemt in de klachtencommissie van de eigen organisatie om rolvermenging te voorkomen. Een vertrouwenspersoon kan namelijk niet zelf ook oordelen geven over ongewenste omgangsvormen. Of je nu een kleine organisatie of een grote organisatie bent, let dus op dat de verschillende taken helder afgebakend zijn.
Waar is de vertrouwenspersoon?
Niets is zo vervelend als met een probleem zitten en niet weten waar je terecht kunt. Zorg ervoor dat medewerkers, flexkrachten en vrijwilligers weten dat er een vertrouwenspersoon is aangesteld en hoe deze te bereiken is.
Zet deze informatie bijvoorbeeld op het intranet, een prikbord of in een infographic die medewerkers ontvangen bij indiensttreding. Dit geeft niet alleen rust en duidelijkheid voor de medewerkers, maar daarmee straal je als werkgever ook vertrouwen en goed werkgeverschap uit.
Heb je vragen over sociale veiligheid, vertrouwenspersonen, wetgeving of welke aanpak het beste past bij jouw organisatie?